Garantizar la seguridad del paciente no es solo una práctica ética: también es una obligación legal. Por eso, tanto los profesionales independientes como las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) deben demostrar el cumplimiento de los 7 estándares de habilitación. Justamente, la visita de verificación de la secretaría de salud representa ese momento donde pruebas que tu práctica cumple con la normatividad y es segura para tus pacientes.
En nuestra experiencia acompañando a nuestros clientes aliados, hemos visto que recibir a los verificadores de habilitación en salud suele generar ansiedad, miedo e incertidumbre. Sin embargo, con el conocimiento normativo preciso y la preparación adecuada, esta auditoría se convierte en una oportunidad para blindar la operación técnica, jurídica y asistencial de tu consultorio o institución.
En esta guía te explicaremos qué es una visita de verificación, qué aspectos auditan las secretarías de salud y cómo prepararse para recibir a la comisión de verificadores, con calma y tranquilidad. Asimismo, te explicaremos las novedades que introduce la Resolución 1732 de 2026 en cuanto al procedimiento de apelación e impugnación frente a discrepancias en las actas de visita.
En MediAlly ayudamos a profesionales e IPS a identificar hallazgos mediante auditorías preventivas personalizadas antes de que la secretaría de salud toque a la puerta. Escríbenos por WhatsApp y asegúrate de tener tu servicio al día para la visita.
1. ¿Qué es una visita de verificación de habilitación en salud?
Una visita de verificación es una auditoría técnica e insitu (en el sitio) realizada por la entidad territorial de salud, es decir la secretaría de salud departamental o distrital, cuyo propósito es constatar de manera directa que el prestador cumple y mantiene las condiciones de capacidad tecnológica, científica, técnico-administrativa y de suficiencia patrimonial que declaró en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS).
Existen diferentes modalidades de visitas de la secretaría de salud, de acuerdo con el ciclo de vida del servicio:
- Visita previa: Se realiza de forma obligatoria antes de la apertura y habilitación de servicios de alta complejidad o de especial importancia (como urgencias, oncología, transporte asistencial, entre otros). Sin la aprobación previa de esta visita, el servicio no puede entrar en funcionamiento.
- Visita de certificación: Es aquella ejecutada con posterioridad a la habilitación inicial de los servicios de acuerdo con el Plan Anual de Visitas formulado por la secretaría de salud. Su objetivo es corroborar la veracidad de la autoevaluación realizada por el prestador y emitir la certificación oficial de cumplimiento.
- Visita de reactivación: Aplicable a prestadores o servicios cuya inscripción en el REPS haya quedado inactiva o haya sufrido cierres temporales prolongados, requiriendo verificación antes de su reapertura.
- Visitas de Inspección, Vigilancia y Control (IVC): Visitas imprevistas o motivadas por quejas de usuarios, eventos adversos reportados o investigaciones administrativas.
2. ¿Qué ocurre durante una visita de verificación?
El desarrollo de las visitas de la secretaría de salud sigue una metodología de 4 etapas. Conocerlas te permitirá mantener la calma y gestionar la jornada de manera organizada.
2.1. Apertura y presentación
Los verificadores de habilitación en salud arriban a las instalaciones de la sede y se identifican mediante su carné. En ese momento realizan una breve presentación profesional (usualmente, la comisión está compuesta por un equipo de 3 o 4 profesionales en enfermería, medicina, ingeniería biomédica, arquitectura y áreas administrativas) y explican sus roles dentro de la comisión. Luego, validan si tú eres el profesional independiente a cargo del consultorio o el representante legal de la IPS. Para terminar, la comisión explica el alcance de la inspección y los servicios habilitados que serán verificados.
2.2. Recorrido por la infraestructura
La comisión se desplaza por la sede para corroborar las condiciones de infraestructura, áreas de servicio, señalización, flujos de circulación, unidades sanitarias, cuarto de aseo, cuarto de almacenamiento de residuos y estado general de mantenimiento. Es importante tener todas las áreas completamente limpias y organizadas.
2.3. Auditoría documental y entrevistas
Los verificadores solicitan el acceso a las carpetas de los 7 estándares de habilitación. En esta fase revisan todos los documentos como hojas de vida del personal (ReTHUS, títulos), inventarios de dotación e insumos, hojas de vida de equipos, contratos, guías de práctica clínica, protocolos de atención, entre otros. Paralelamente, entrevistan de manera aleatoria al personal asistencial y administrativo para comprobar si conocen y aplican los protocolos declarados (ej. protocolo de lavado de manos, manejo de eventos adversos, protocolo de limpieza y desinfección, entre otros).
2.4. Cierre y lectura del acta
Una vez concluida la revisión técnica, la comisión consolida los hallazgos en la plataforma de verificación y redacta el Acta de Visita de Verificación. Se realiza la lectura formal del acta frente al prestador, detallando los estándares cumplidos y aquellos en los que se identificaron hallazgos o no conformidades.
3. ¿Qué revisan los verificadores de habilitación en salud durante la visita?
Durante las visitas de la secretaría de salud, la comisión de verificadores de habilitación en salud realiza un barrido riguroso donde evaluará el cumplimiento de las tres condiciones generales:
- Capacidad técnico-administrativa (Aplica a IPS y entidades OSD).
- Suficiencia patrimonial y financiera (Aplica a IPS y transporte especial).
- Capacidad tecnológica y científica (Aplica a profesionales independientes, IPS, OSD y transporte especial).
Dentro de la capacidad tecnológica y científica, la verificación se enfoca en los 7 estándares de habilitación:
- Talento humano
- Infraestructura
- Dotación
- Medicamentos, dispositivos médicos e insumos
- Procesos prioritarios
- Historia clínica
- Interdepencia
A continuación, te explicamos los detalles de la verificación por estándares:
3.1. Talento humano
Los verificadores exigen las hojas de vida de todo el personal asistencial y de apoyo, constatando:
- títulos profesionales y actas de grado de instituciones aprobadas por el Mineducación;
- Registro Único Nacional del Talento Humano en Salud (ReTHUS) o Resolución del ejercicio;
- tarjeta profesional vigente;
- certificados de formación continua aplicables al servicio (ej. atención a víctimas de violencia sexual, seguridad del paciente, reanimación Cardio Pulmonar – RCP, manejo de dolor, según aplique);
- formatos de inducción y reinducción documentados; entre otros.
3.2. Infraestructura
Se evalúan las condiciones locativas y documentales de la sede, incluyendo:
- la licencia de construcción, el concepto sanitario, plan de emergencias, PGIRASA, entre otros;
- el metraje mínimo de las áreas y ambientes, los cuales deben contar con señalización y señalética de rutas de evacuación;
- las condiciones de iluminación, ventilación y los acabados que faciliten la limpieza y desinfección (superficies lisas, continuas, impermeables, lavables y con medias cañas en las esquinas, si aplica);
- las superficies obligatorias que apliquen: mesones de trabajo, lavamanos, pocetas;
- la presencia de rampas o ascensores para garantizar la accesibilidad a personas con movilidad reducida;
- el cuarto de residuos y de aseo; entre otros.
3.3. Dotación
Aquí se realiza la inspección del inventario de equipos médicos y mobiliario asistencial según los servicios habilitados en tu consultorio o IPS. Se revisan las hojas de vida de los equipos con sus respectivos registros de importación (si aplica) y el Registro Sanitario INVIMA. Además, se examina el plan de mantenimiento preventivo y correctivo, junto con los reportes de calibración ejecutados por personal calificado, como un ingeniero biomédico.
3.4. Medicamentos, dispositivos médicos e insumos
En este momento de la visita de verificación, la comisión de la secretaría de salud audita la gestión de los medicamentos y las áreas de almacenamiento. Pueden revisar la documentación relacionada con la selección, adquisición, recepción técnica, almacenamiento y semaforización de los medicamentos e insumos, las planillas de control de temperatura y humedad, las fechas de vencimiento, entre otros, así como los reportes a programas de Tecnovigilancia, Farmacovigilancia y Reactivovigilancia.
3.5. Procesos prioritarios
Los procesos prioritarios constituyen el núcleo del sistema de gestión del riesgo asistencial. Los verificadores de habilitación en salud examinan los documentos relacionados con:
- Bioseguridad: manual de bioseguridad, protocolos de aseo, limpieza y desinfección, lavado de manos, entre otros.
- Guías de Práctica Clínica (GPC) adoptadas o adaptadas formalmente para las patologías más frecuentes.
- Protocolos de identificación del paciente, lavado de manos, prevención de caídas y administración segura de medicamentos.
- Programa de Seguridad del Paciente: buenas prácticas, reporte, análisis y gestión de eventos adversos e incidentes, entre otros.
3.6. Historia clínica
Para este estándar, se verifica la custodia, confidencialidad y diligenciamiento de los registros de atención. Para eso, por lo general la comisión te pide que abras una historia clínica reciente como muestra y revisa que esté completamente diligenciada, que sea legible, que siga un orden cronológico y que se garantice su conservación. Además, revisa los formatos de consentimiento Informado específicos para las intervenciones o procedimientos que realizas en tu consulta.
3.7. Interdependencia
Para finalizar la visita de verificación, se comprueban los contratos o convenios vigentes con proveedores de servicios complementarios (laboratorio clínico, imágenes diagnósticas, transporte asistencial, esterilización externa, etc.), con sus respectivas copias de habilitación vigente en el REPS, si es que requieres servicios de otros especialistas o remites a otros proveedores de servicios de salud.
4. ¿Cómo prepararse y recibir la visita de verificación?
Afrontar con éxito las visitas de verificación de la Secretaría de Salud exige preparación y esto es la diferencia entre estar corriendo horas antes de recibirla o esperar tranquilamente la llegada de la comisión. Por experiencia, sabemos que la organización previa es la mejor garantía para recibir un concepto favorable.
A continuación, te contamos cómo te podemos ayudar a preparar tu servicio para tu visita de verificación:
Paso 1: Ejecutamos una auditoría preventiva
Antes de enfrentar el criterio de los verificadores de habilitación en salud, es fundamental desarrollar una auditoría preventiva independiente. En MediAlly, realizamos diagnósticos integrales con el mismo nivel de exigencia que las autoridades sanitarias y te entregamos un informe de hallazgos para subsanar todo antes de la hora de la verdad.
En estas auditorías, es común encontrar brechas en la documentación de procesos prioritarios, incumplimientos en la infraestructura, fallas en la semaforización de medicamentos o desactualizaciones documentales. Este informe de hallazgos te permitirá corregir a tiempo antes de la visita formal.
Paso 2: Organizamos tus carpetas de documentos
Si encontramos fallas, desactualizaciones u oportunidades de mejora en tus carpetas, ¡nosotros nos encargamos! Actualizamos tus protocolos, inventarios y procedimientos, y creamos los documentos que hagan falta por cada uno de los 7 estándares. Puedes confiar en que te entregaremos tu carpeta de documentos digital organizada y al día para recibir la visita de verificación. Recuerda que los verificadores valoran la fluidez con la que se suministra la evidencia documentada.
Paso 3: Capacitamos el talento humano
Los verificadores de habilitación no solo revisan papel; entrevistan al personal médico, de enfermería, administrativo y de servicios generales para comprobar que los protocolos documentados son realmente aplicados. Por tanto, todos los colaboradores deben conocer la ruta de evacuación, la ubicación de los extintores, el proceso de lavado de manos, qué hacer en caso de un evento adverso o cómo se realiza la recepción técnica de un medicamento, por ejemplo. Te preparamos sobre cómo responder a estas preguntas y dónde encontrar la información que necesitas.
Paso 4: Te acompañamos el día de la visita
Durante la jornada de inspección, la tensión puede llevar a errores de comunicación con la comisión verificadora. Con nuestro servicio de acompañamiento el día de la visita, un consultor experto de MediAlly estará presente (de manera presencial en Bogotá y alrededores, o mediante asistencia técnica virtual en tiempo real) para orientar el diálogo con la secretaría de salud, garantizar el trato técnico justo del acta y velar por tus derechos durante la auditoría.
5. ¿Cuáles son los resultados de una visita de certificación?
Al finalizar la visita de verificación, la secretaría de salud emite un dictamen en el acta de visita. Dependiendo del nivel de cumplimiento observado frente al manual de habilitación, los resultados pueden ser:
- Certificación: Se otorga cuando el prestador demuestra el cumplimiento del 100% de los criterios aplicables a los servicios evaluados.
- No certificación: Se produce cuando el prestador incumple los criterios aplicables a los servicios evaluados.
6. ¿Cómo funciona el mecanismo de apelación según la Resolución 1732 de 2026?
Históricamente, los prestadores se sentían desprotegidos cuando existían desacuerdos técnicos o interpretaciones subjetivas por parte de los funcionarios. No obstante, la Resolución 1732 de 2026 regula el procedimiento que debe seguirse cuando surgen discrepancias entre los prestadores de servicios de salud y los verificadores de las secretarías de salud.
Este procedimiento fue diseñado como una garantía del debido proceso y del principio de seguridad jurídica para los prestadores. El mecanismo se estructura formalmente en dos instancias:
Primera instancia: Revisión ante la entidad territorial (secretaría de salud)
El prestador de servicios de salud puede solicitar la revisión de la controversia dentro de los cinco días calendario siguientes a la recepción del informe escrito de la visita. La solicitud debe presentarse por escrito y estar debidamente sustentada técnicamente frente a las diferencias identificadas. La secretaría de salud departamental o distrital tiene la obligación de dar una respuesta técnica dentro de los diez días calendario siguientes a la recepción de la solicitud.
Segunda instancia: Concepto técnico del Ministerio de Salud
Si la controversia no es resuelta por la entidad territorial dentro de los plazos legales o si es resuelta de manera desfavorable para el prestador, tanto el prestador de servicios de salud como la propia secretaría de salud pueden elevar, de forma independiente, la solicitud de concepto técnico directamente ante el área técnica del Ministerio de Salud y Protección Social encargada de liderar el componente de Habilitación.
El Ministerio de Salud emitirá su concepto técnico dentro de los quince días calendario siguientes a la radicación de la solicitud. El concepto emitido por el Ministerio de Salud tiene carácter vinculante para ambas partes y dirimirá definitivamente la diferencia conceptual
Las visitas de verificación de la secretaría de salud no deben ser motivo de angustia. Cuando la institución o el profesional independiente asume los estándares de calidad como una filosofía de trabajo diaria y no como un montaje de última hora, la inspección transcurre con total tranquilidad.
Si deseas asegurarte de que tu consultorio o IPS cumple al 100% con los estándares exigidos o necesitas respaldo para recibir a la comisión, en MediAlly estamos listos para ser tu aliado estratégico. Agenda una asesoría inicial sin costo por WhatsApp, ¡te ayudamos a garantizar la tranquilidad y protección que tu práctica merece!