Gestiona tu documentación y reportes obligatorios
Alivia tu carga administrativa. Te ayudamos con la gestión documental en salud y la presentación periódica de reportes en la Secretaría de Salud y de Ambiente.
+300
protocolos creados
+150
reportes presentados
100%
satisfacción del cliente
El contexto
¿Por qué importa la gestión documental en salud?
En Colombia, los procesos de documentación y los reportes normativos pueden ser engorrosos y confusos, y consumir un tiempo valioso que deberías dedicar a tus pacientes. La normativa cambia constantemente y las exigencias varían según tu tipo de servicio y volumen de pacientes.
No tienes que adivinar qué reportar ni arriesgarte a costosas multas por entregar la información tarde o incompleta. En MediAlly nos encargamos de tu gestión documental en salud de principio a fin, garantizando un cumplimiento riguroso en forma, fondo y tiempo.
Nuestras soluciones
Algunos de los documentos obligatorios incluyen:
- Manual de Bioseguridad y
- Gestión de Residuos
- Manual de Procesos Prioritarios
- Soportes de Talento Humano
- Programa de Tecnovigilancia
- Política de Seguridad del Paciente
Nuestra promesa
Analizamos minuciosamente tu práctica para estructurar y mantener al día las obligaciones documentales que te corresponden ante entes de control como el Ministerio de Salud, la Superintendencia Nacional de Salud y las Secretarías territoriales.
Documentación ajustada a tu servicio
Documentación en salud
Crea tus manuales, programas y protocolos
Tu operación se sustenta en la documentación. Redactamos tus políticas, protocolos de atención, procedimientos, actas, formatos, instrumentos, planillas y herramientas documentales; todo ajustado a tu servicio.
Reportes en salud
Presenta tus reportes obligatorios
La ley exige reportar activamente el comportamiento de tus insumos, medicamentos y atenciones a través de plataformas específicas. Te ayudamos a cumplir con la normativa y evitar sanciones.
Realizamos el cargue técnico de los reportes trimestrales o mensuales sobre el comportamiento, fallas de calidad o incidentes asociados a tus dispositivos médicos y equipos biomédicos (según la Resolución 4816 de 2008).
Ejecutamos la notificación de alertas o incidentes relacionados con reactivos de diagnóstico in vitro. Nos aseguramos de que los formatos técnicos de control de calidad exigidos para laboratorios o servicios de toma de muestras queden cargados correctamente en los sistemas epidemiológicos y sanitarios vigentes.
Gestionamos la notificación periódica de eventos adversos relacionados con medicamentos y vacunas ante el Invima o la Secretaría de Salud de tu región.
Consolidamos tus indicadores de bioseguridad y cargamos de manera mensual o institucional los datos en la plataforma del Ministerio de Salud
Cuantificamos y consolidamos los manifiestos de recolección de tus residuos biomédicos, cortopunzantes y químicos expedidos por tu operador de aseo especial, realizando el cargue oficial
Auditoría documental
Completa tu carpeta de documentos
Si necesitas poner al día tus reportes obligatorios y ordenar la gestión de tus políticas, protocolos, manuales y documentos en general; investigamos y diagnosticamos la documentación que requieres según la normatividad
Por qué los profesionales de la salud eligen MediAlly
Atención minuciosa y experta
Nos fijamos en los detalles que a otros se les escapan, asegurando que cada documento resista cualquier auditoría oficial.
Cumplimiento garantizado
No solo entregamos documentos organizados; nos aseguramos de que el contenido científico-legal sea el correcto y de que se radique antes del primer minuto del vencimiento.
Presencia en toda Colombia
Ofrecemos cobertura nacional con canales de atención permanentes tanto virtuales como presenciales, adaptándonos al ritmo de tu institución.
Ellos ya confían en MediAlly
Preguntas frecuentes
¿Todos mis equipos necesitan registro INVIMA?
No todos, pero sí es obligatorio para todo elemento que clasifique como dispositivo médico o equipo biomédico que intervenga directamente en la atención del paciente (desde un fonendoscopio o un tensiómetro, hasta unidades odontológicas o equipos de electrocirugía). Quedan exentos los muebles generales, equipos de oficina o tecnologías puramente estéticas que no alteren funciones biológicas.
¿Tengo que tener programa de farmacovigilancia así no formule medicamentos?
Sí, es un requisito obligatorio y transversal para todos los prestadores de salud en Colombia, sin importar tu especialidad o si nunca extiendes una receta médica. La normatividad exige que cuentes con un programa institucional de Farmacovigilancia y Tecnovigilancia porque en tu práctica diaria utilizas insumos (como antisépticos, geles o anestésicos locales) y dispositivos médicos que son susceptibles de presentar un evento o incidente adverso.
¿Cómo sé exactamente qué reportes específicos le corresponden a mi especialidad médica?
Depende de tu perfil de habilitación en el REPS. Por ejemplo, un consultorio de medicina general tiene obligaciones diferentes a las de un consultorio de odontología con equipos de rayos X, o a un centro de estética. En MediAlly realizamos un diagnóstico de perfil inicial para entregarte tu matriz exacta de obligaciones documentales sin que tengas que adivinar.
Si atiendo pacientes de forma 100% virtual por Telemedicina, ¿también debo cumplir con la gestión documental y reportes?
Sí, completamente. La modalidad de Telemedicina está regulada rigurosamente en Colombia por la Resolución 3100 de 2019. Debes contar con consentimiento informado digital, plataforma de historia clínica interoperable protegida por la Ley de Protección de Datos (Habeas Data) y reportar RIPS exactamente igual que en una consulta presencial.
¿Qué profesionales de la salud están obligados a generar y enviar RIPS?
Todos los prestadores de servicios de salud en Colombia (médicos, odontólogos, psicólogos, terapeutas, nutricionistas, IPS, etc.) que realicen atenciones de salud están obligados a generar y reportar los RIPS de forma obligatoria, independientemente de su especialidad o de si atienden de forma particular o por EPS.
¿Cada cuánto tiempo se deben presentar los reportes de Tecnovigilancia y Farmacovigilancia si no he tenido eventos adversos?
Aunque no se presenten incidentes o eventos adversos en tu consultorio (lo que se conoce como “reporte en cero”), la normativa de las Secretarías de Salud exige que realices la notificación periódica periódicamente (usualmente de forma mensual o trimestral, según la circular de la entidad territorial de tu departamento o distrito). El reporte nunca debe dejarse de hacer.
¿Qué pasa si radico un reporte obligatorio fuera de las fechas de vencimiento?
La entrega extemporánea o la omisión de reportes obligatorios ante plataformas como el SISPRO o la Supersalud es considerada un incumplimiento normativo. Esto puede activar investigaciones administrativas e imponer sanciones económicas severas o multas por parte de la Superintendencia Nacional de Salud.
¿La Resolución 3100 de 2019 exige manuales genéricos o deben ser personalizados?
Los manuales (como el de bioseguridad o procesos prioritarios) deben estar estrictamente personalizados y adaptados a la realidad física, operativa y de servicios de tu consultorio o IPS. Copiar y pegar manuales de internet o de otras clínicas es una de las causas principales de hallazgos y cierres en las visitas de verificación de las Secretarías de Salud.
¿Estás al día con tu documentación y reportes?
Podemos hacer un diagnóstico de tu estado actual. Protege tu práctica médica hoy mismo.
Llena el formulario con tu mensaje y nos pondremos en contacto contigo en las próximas 24 horas.
¡Somos tus aliados!
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